办理步骤 |
要点 |
办理人员 |
阶段一： 准备材料
|
1.邀请函原件、邀请函中文翻译件 (须所在学院签字，并加盖学院公章) |
学院外事办公室 |
2.《出访行程单》（见附件1）： ①须学院签字并加盖公章； ②原则上，会议开始前一天须为出境日期，会议结束后第一天或第二天须入境日期，如有特殊情况需写明日期说明并由本人及导师签字； ③系统上传的出访行程单应包含出入境时间，且日期需连续，不可空缺） |
3.《重庆大学学生出国（境）学习交流责任书》（见附件1）（填写时间应与出访行程单时间保持一致） |
阶段二： 系统填报及审核 |
1.以上材料准备完毕，登录“学生国际化项目管理平台”http://xscgjjl.cqu.edu.cn/，选择“学术会议参会管理”版块，按要求填写并提交申请 |
自行办理 |
2.依次完成系统导师审核——学院外事秘书审核——学院分管领导审核——研究生院审核——国际处审核 |
相关审核人 |
阶段三： 申请人下载备案表（按需执行） |
申请人自行在系统生成并下载“签证证明信”（申请人在申请阶段根据签证办理要求自行选择是否需要）、“研究生赴国（境）外参加学术会议申请备案表”（该表格将作为报销财务流程的重要依据） |
自行办理 |
阶段四： 办理返校手续 |
申请人在出国（境）参加会议结束后的两周内，应自行登录系统办理返校手续，按要求上传总结（不少于800字，并附至少三张交流照）后，提交给导师和学院外事秘书依次完成返校审核流程 |
自行办理 |
注：
1、更多详情请参看国际处通知：https://intex.cqu.edu.cn/info/1027/5631.htm
2、如需要由国际处出具的签证证明信自行办理签证等事宜，请提前至少2个月登录系统提交申请。如不需要由国际处出具的签证证明信，请申请人最晚不低于2个星期登录系统提交申请。
联系人信息
单位 |
联系信息 |
咨询事宜 |
学院 |
席雅琴 65102437 （A区电气学院 303） |
学院审批环节 |
研究生院 |
高老师、李老师65112440 （A区研究生院楼506） |
“研究生国际学术会议基金”申请、资助等相关政策咨询 |
郭老师 65103162 （A区研究生院楼408） |
研究生院审批环节 |
国际处 （留学生事务管理中心） |
唐老师/张老师 65103019（A区主教楼535） |
国际处审核备案环节 |
港澳台办 |
刘老师 65102100 （A区主教楼528） |
港澳台办审核备案环节 |
财务处 |
A区65102663 虎溪校区65678018 |
财务报销咨询 |
附件： 1.研究生赴国（境）外参加学术会议应提交的材料清单
2.签证证明信
3.研究生赴国（境）外参加学术会议申请备案表
4.研究生赴国（境）外参加学术会议财务报销材料单
5.学生国际化项目管理平台操作说明
